7 enkle måter å spare tid på jobb – med hjelp av ChatGPT

Camilla Hager er ekspert på ChatGPT og innholdsproduksjon. Hennes kurs er det mest sette Videocation-kurset så langt i 2024. I dette blogginnlegget gir hun deg 7 nyttige ChatGPT-tips som forenkler arbeidshverdagen din.

Kunstig intelligens og samtaleroboter som ChatGPT er ikke en hype. Det er reelle, gedigne gevinster for både virksomheter, ledere og arbeidstakere som hiver seg på hesten. Ikke trenger det å være så vanskelig å komme i gang heller.

Det finnes en million måter du kan bruke ChatGPT for å forenkle og spare tid i arbeidshverdagen. I denne saken tar vi en nærmere kikk på 7 av dem, som hjelper deg med å stresse ned – og samtidig få gjort mer på jobb.

1. Brainstorming – klar, ferdig, idébonanza

Rekk opp hånda om du kjenner deg igjen: Du skal være kreativ og komme opp med noen ideer, enten det er til en markedsføringskampanje, et blogginnlegg, eller et nytt internt prosjekt – men hjernen har tatt helg.

ChatGPT har heldigvis permanent adresse i det kreative hjørnet, så det er bare å sette den på saken. Du kan ganske enkelt be om 10 eller 100 ideer, konsepter, vinklinger, løsninger eller temaer, og voilà!

På den måten slipper du å gruble unødvendig, og kan heller bruke tiden på å utvikle og løpe med de beste ideene.

Eksempel på kommando du kan tilpasse og prøve:

Kan du foreslå [antall] ideer til [type brainstorming, f.eks. en markedsføringskampanje, vinklinger på en artikkel eller løsninger på et problem] for/om [produkt/tjeneste/tema]? Målgruppen er [beskrivelse av målgruppen, f.eks. unge voksne, ledere i teknologibedrifter], og målet er [hva du ønsker å oppnå, f.eks. økt salg, bedre engasjement, mer trafikk].

Eksempel i praksis:

Og starten på responsen:

2. Forbered deg til viktige samtaler

Skal du i lønnsforhandling? Eller forberede den siste salgssamtalen med en potensiell storkunde? Eller kanskje gruer deg for å gi en litt tøff tilbakemelding til en kollega eller samarbeidspartner? Å stille godt forberedt og kjenne seg trygg på hva man skal si, er første steg.

Her kan du bruke ChatGPT som en coach og sparringspartner for å finne ut:

• Hva du bør tenke gjennom i forkant
• Hva som er lurt å si – og på hvilken måte
• Hvilke motargumenter du kan forvente
• Og ikke minst: hjelpe deg med å se motpartens side av saken

Eksempel på kommando du kan tilpasse og prøve:

Hjelp meg med å forberede en samtale om [type samtale, f.eks. jobbintervju, salgsmøte, drøftelsessamtale]. Målet med samtalen er [hva du ønsker å oppnå, f.eks. få en lønnsøkning, sikre en avtale]. Hva bør jeg si, og hvordan?

3. Forenkle innholdsutvikling og tekstproduksjon

Nettsider, sosiale medier, blogg, pressemeldinger, internkommunikasjon og rapporter – for mange av oss er lista over tekst som skal produseres, lengre enn køen på Gardermoen i fellesferien.

Og det tyngste med å skrive?

Å komme i gang. Jeez … Du sveiper innom alle unngåelsesstrategier i boka: sjekker LinkedIn og e-post, fyller kaffekoppen, svarer på Teams-meldinger og vanner kaktusen.

Da kan du heller be ChatGPT om å komme med et forslag. Det er langt enklere å forbedre et rått førsteutkast enn å starte med et tomt dokument.

Eksempel på kommando du kan tilpasse og prøve:

Skriv en [type tekst, f.eks. e-post, SoMe-innlegg] for [målgruppe, f.eks. deltidsansatte, utviklere]. Målet er å [mål med teksten, f.eks. informere, engasjere]. Teksten skal brukes i [kanal, f.eks. LinkedIn, nyhetsbrev] og stilen skal være [stil/tone, f.eks. vennlig, profesjonell].

Får du ChatGPT til å skrive førsteutkastet, kan du isteden bruke energien på å redigere og tilføre din egen ekspertise, finesse og personlige skrivestemme.

Og sørg for at du ikke publiserer før de tilpasningene er gjort.

4. Spar tid på e-poster og internkommunikasjon

Vi har alle kjent på frustrasjonen over hvor uforholdsmessig mye tid det tar å formulere e-poster og meldinger. Ikke minst når vi er opptatt av at budskapet skal være både tydelig og profesjonelt (og samtidig vennlig!). Og spesielt når temaet er vanskelig eller sensitivt.

Kanskje skriver du av og til på engelsk, og bruker mye energi på å få det til å høres proft ut?

E-poster er en stor tidstyv, og en undersøkelse utført av McKinsey Global Institute viser at kunnskapsarbeidere bruker 28 % av tiden sin på e-post. Det er 13 timer i uka, det! Her er det med andre ord mye å hente på å effektivisere.

ChatGPT kan avlaste deg her, som med å formulere utkast basert på notater og input fra deg.

Eksempel på kommando du kan tilpasse og prøve:

Lag et utkast til en e-post hvor jeg informerer [målgruppe, f.eks. samarbeidspartner, prosjektledere] om [hovedbudskap, f.eks. endring i prosjektfrist]. Her er mine notater: [Legg inn detaljer, f.eks. formålet med e-posten, ny frist og grunn til endring].

Be samtaleroboten justere tonen mer formell, uformell, varm eller lignende, og ta alltid en ekstra runde for å sørge for at det høres ut som deg. Du vil IKKE at mottaker skal få følelsen av at e-posten er AI-skrevet.

5. Lag sjekklister og maler for gjentakende oppgaver

Har du oppgaver som ofte gjentar seg, som onboarding av ansatte, lansering av kampanjer, produksjon av innhold eller repeterende møter?

ChatGPT kan hjelpe deg med å lage tilpassede sjekklister og maler som beskriver fremgangsmåten. Når det er en fast rutine, er det enklere å huske på alt, og ikke minst sikre at alt blir gjort på den måten som er bestemt.

Eksempel på kommando du kan tilpasse og prøve:

Lag en detaljert sjekkliste for [type sjekkliste, f.eks. onboarding av nye ansatte, prosjektoppstart, gjenbruk av innhold]. Sjekklisten skal inkludere [eksempler på hva sjekklisten skal dekke, f.eks. arbeidsverktøy, milepæler, kommunikasjonsstrategi] og være tilpasset for [hvem som skal bruke den, f.eks. HR-avdelingen, ledelsen, prosjektledere].

Still oppfølgingsspørsmål og legg til mer kontekst for å hjelpe ChatGPT med å gi så presisse svar som mulig.

Er det en kompleks rutine? Legg til denne setningen i kommandoen: «Still meg spørsmålene du trenger svar på for å kunne hjelpe meg med dette.» og følg instruksene du får.

6. Effektiviser møtearbeidet

Visste du at en gjennomsnittlig kunnskapsarbeider bruker over fem timer i møter hver uke, og nesten fire timer på forberedelser? Det tilsvarer nesten ti timer hver uke – kun med møtearbeid.

For ledere er det enda mer. Så når du legger til de 13 timene med e-post jeg nevnte i forrige punkt, er det jammen ikke rart at mange føler at de ikke gjør annet.

For når du teller med arbeidet med innkalling og agenda, forberedelser, referat og oppsummering – tar møter langt mer tid enn den avsatte timen i kalenderen. Jobben med å lede møtet er fortsatt din, men alt det andre kan du spare mye tid på, om du begynner å bruke ChatGPT som din nye møteassistent.

Her kan du få hjelp til å

• lage møteagendaer og e-postinnkallinger
• forberede innhold og presentasjoner (se punkt 7)
• komme opp med handlingspunkter
• lage oppsummeringer basert på noens notater

Eksempel på kommando du kan tilpasse og prøve:

Jeg skal planlegge et møte med [type deltakere, f.eks. markedsgruppa, ledergruppa] og trenger hjelp med å utforme agendaen. Still meg spørsmålene du trenger svar på for å kunne hjelpe meg med dette.

Ved å svare på spørsmålene ChatGPT nå stiller deg, får du hjelp med å reflektere – samtidig som du gir den den nødvendige infoen den trenger for å kunne gi deg gode svar.

7. Forbered engasjerende presentasjoner

Presentasjoner, formelle eller uformelle, tar opp mye tid for mange av oss. Enten du forbereder et internt allmøte, skal ha et viktig salgsmøte med en kunde eller holde et foredrag på en stor scene, kan ChatGPT forenkle en hel del.

Fra brainstorming og strukturering av innhold til generering av stikkord og «talking points» (ja, til og med utkast til ordentlig manus, om du ønsker det).

Når du vil ha hjelp med store oppgaver som det å forberede en presentasjon, er det lurt å ta det steg for steg. Hvis du bare sier «Lag en presentasjon til strategisamlingen vår», blir det neppe bra.

Ta det derfor stegvis:

• Brainstorm ideer
• Lag en logisk struktur
• Spikre hovedpoengene og et stikkordsmanus
• Kom opp med treffende eksempler og caser
• Forbered diskusjonsspørsmål, og eventuelt øvelser og oppgaver

Forresten, her 👆fikk du også en smakebit på det nyeste kurset mitt som lanseres på Videocation senhøsten 2024: «Hvordan forberede presentasjoner med ChatGPT?»

Eksempel på kommando du kan tilpasse og prøve:

Jeg skal forberede en [type presentasjon, f.eks. salgspresentasjon, budsjettgjennomgang, foredrag] i forbindelse med [anledning, f.eks. styremøte, fagdag, internopplæring] med [målgruppe, f.eks. potensiell kunde, IT-teknikere, nyansatte]. Hva er viktig å tenke på, og hva bør jeg ha med i denne presentasjonen?

Sånn, det var 7 måter ChatGPT kan hjelpe deg med å spare tid i hverdagen. De funker, jeg lover, men bare om du faktisk omsetter dette til praksis. Bestem deg for å ri AI-hesten, fremfor å forsøke å holde tritt til fots.

Og du?

Jeg har skrevet denne artikkelen selv, men fikk god drahjelp av ChatGPT i flere ledd av prosessen – og mer enn halverte tiden jeg ellers ville brukt.

Hvis du vil lære hvordan du kan gjøre det samme, sjekk ut kurset «».

Det er det mest sette Videocation-kurset så langt i år, og vant prisen for beste manus i 2023.